XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X im Vergleich

Eine E-Rechnung besteht aus maschinell verarbeitbaren Daten

Eine per E-Mail verschickte PDF-Datei ist nicht automatisch eine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn. Das Bundesministerium der Finanzen beschreibt ein strukturiertes, XML-basiertes Format, dessen Rechnungsinhalte elektronisch weiterverarbeitet werden können. Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil enthalten sein; ein optisch vollständiges Dokument gleicht fehlende strukturierte Pflichtdaten nicht aus.

EN 16931 stellt das gemeinsame semantische Modell bereit. Konkrete Formate und Profile legen fest, wie dieses Modell technisch ausgedrückt, erweitert und geprüft wird. Deshalb genügt es nicht, eine XML-Datei mit passenden Feldnamen zu erzeugen. Syntax, Geschäftsregeln, Codelisten, Profil und Empfängeranforderungen müssen zusammenpassen.

XRechnung: strukturierte XML ohne eingebettete Sichtkomponente

XRechnung ist eine deutsche Spezifikation für elektronische Rechnungen. Sie kann in den Syntaxen UBL oder UN/CEFACT CII dargestellt werden. Die eigentliche Rechnung ist das XML-Dokument. Eine menschenlesbare Darstellung kann ein Empfängersystem erzeugen, sie ist aber nicht als festes PDF Teil der XRechnung selbst.

Das Format ist besonders dort relevant, wo ein Empfänger XRechnung ausdrücklich verlangt, etwa in etablierten Beschaffungs- und Verwaltungsprozessen. Maßgeblich sind die jeweils vorgegebenen Übertragungswege, Pflichtfelder und Identifikatoren. Eine technisch valide XML-Datei kann dennoch fachlich ungeeignet sein, wenn die bestellte Leistung, Referenzen oder Empfängerkennung nicht zum Vorgang passen.

ZUGFeRD und Factur-X: sichtbares PDF und strukturierte XML zusammen

ZUGFeRD und das französische Factur-X sind technisch aufeinander abgestimmte hybride Formate. Die strukturierte Rechnungsdatei wird in ein PDF/A-3-Dokument eingebettet. Menschen können das PDF wie eine gewöhnliche Rechnung lesen; geeignete Systeme können die zugehörige XML-Datei auslesen und automatisiert verarbeiten.

FeRD hat am 10. Juni 2026 ZUGFeRD 2.5 gemeinsam mit Factur-X 1.09 veröffentlicht. Das Paket enthält mehrere Profile. Nicht jedes Profil deckt denselben fachlichen Umfang ab. Für eine Anwendung ist daher nicht nur der Formatname, sondern auch das tatsächlich erzeugte Profil und seine Eignung für den Empfänger zu dokumentieren.

Der aktuelle anyForm Profilkatalog weist XRechnung 3.0.2, ZUGFeRD 2.5 und Factur-X 1.09 aus. Diese Produktangabe ist eine technische Momentaufnahme und wird getrennt von den gesetzlichen Übergangsfristen gepflegt. Vor einem Rollout werden reale Belegvarianten gegen das benötigte Profil und den vorgesehenen Empfängerweg geprüft.

• XRechnung: XML als maßgebliches Rechnungsdokument
• ZUGFeRD: XML in einem sichtbaren PDF/A-3-Dokument
• Factur-X: französische Bezeichnung des abgestimmten hybriden Formats
• Profil und Empfängerregeln: immer zusätzlich zum Formatnamen prüfen

Die Auswahl folgt dem Empfänger und dem fachlichen Datenbestand

Ein Unternehmen sollte zunächst erfassen, welche Formate seine Empfänger verlangen und über welche Kanäle sie Rechnungen annehmen. Danach wird geprüft, ob Stammdaten und Belegpositionen alle erforderlichen Angaben liefern. Erst dann wird entschieden, ob das Format fest pro Empfänger, pro Vorgang oder nach einer kontrollierten Regel gewählt wird.

Jede erzeugte Rechnung braucht eine technische Validierung. Zusätzlich ist eine fachliche Stichprobe erforderlich: stimmen Parteien, Positionen, Steuern, Summen, Zahlungsdaten und Referenzen zwischen sichtbarer Darstellung und strukturiertem Inhalt überein? Fehler müssen in einen definierten Korrekturweg laufen. Ein automatisches Ausweichen auf ein ärmeres Profil ohne klare Entscheidung würde den Prozess nur scheinbar stabil machen.