Wissen · E-Rechnung
E-Rechnungspflicht: Fristen und Übergänge
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für die verpflichtende Ausstellung gelten Übergangsregeln. Die konkrete Einordnung hängt unter anderem von Umsatz, Leistungsbeziehung und Ausnahme ab. Eine technische Einführung sollte deshalb bestätigte Rechtslage, Empfängeranforderungen und den eigenen Datenprozess getrennt behandeln.
Empfangen können müssen Unternehmen bereits seit 2025
Das BMF stellt klar, dass inländische Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können müssen. Für den reinen Empfang kann grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach genügen. Betrieblich ist damit jedoch nur der Transport geklärt. Das Unternehmen muss auch festlegen, wie strukturierte Dateien geprüft, lesbar gemacht, freigegeben, gebucht und aufbewahrt werden.
Kleinunternehmer sind nach der BMF-Darstellung zwar von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können. Andere Ausnahmen und Sonderfälle betreffen den konkreten Umsatz oder Rechnungstyp. Eine allgemeine technische Entscheidung sollte deshalb nicht aus einer einzelnen Ausnahme abgeleitet werden.
Für die Ausstellung läuft eine gestaffelte Übergangsphase
Bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungsaussteller nach der derzeitigen BMF-FAQ weiterhin eine sonstige Rechnung verwenden. Papier bleibt in dieser Phase möglich; ein anderes elektronisches Format wie eine gewöhnliche PDF per E-Mail setzt weiterhin die Zustimmung des Empfängers voraus.
Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers von höchstens 800.000 Euro verlängert sich diese Übergangsfrist bis zum Ablauf des Jahres 2027. Auch bestimmte EDI-Verfahren können bis Ende 2027 weiterverwendet werden. Nach den jeweils anwendbaren Übergangsfristen wird die E-Rechnung bei erfassten Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen verpflichtend.
Diese Zusammenfassung ist keine steuerliche Beratung. Für die konkrete Pflicht zählen der tatsächliche Sachverhalt, die aktuell geltende Fassung der Vorschriften und gegebenenfalls die Beratung durch Steuerkanzlei oder Rechtsberatung. Das Veröffentlichungs- und Prüfdatum dieser Seite steht deshalb sichtbar neben der Quelle.
Technische Planung und rechtliche Einordnung sind zwei Arbeitspakete
Die Technik muss Formate sicher verarbeiten. Ob und ab wann ein bestimmter Umsatz zwingend als E-Rechnung auszustellen ist, wird für den konkreten Fall fachlich geklärt.
Eine gute Vorbereitung beginnt nicht beim Dateiexport
Zuerst werden Ausgangs- und Eingangsprozesse aufgenommen: Welche Fachanwendung erstellt Rechnungen? Welche Pflichtdaten sind strukturiert verfügbar? Welche Empfänger verlangen XRechnung, ZUGFeRD oder einen bestimmten Übertragungsweg? Wie gelangen Eingangsrechnungen in Prüfung und Buchhaltung? Wo werden Originaldatei, Sichtdarstellung und Prüfprotokoll aufbewahrt?
Danach folgt ein repräsentativer Testbestand. Er umfasst nicht nur eine Standardrechnung, sondern Gutschriften, Stornos, verschiedene Steuersätze, Anlagen, mehrere Mandanten und Empfänger mit besonderen Referenzen. Jede Variante wird technisch validiert und fachlich abgeglichen. Unvollständige oder widersprüchliche Daten benötigen einen verantworteten Korrekturweg, bevor automatischer Versand möglich ist.
Schließlich werden Betrieb und Verantwortlichkeiten festgelegt: Wer beobachtet Fehler? Wer aktualisiert Profile und Codelisten? Wie wird eine Rechnung erneut verarbeitet, ohne sie doppelt zu versenden? Wie werden Änderungen der Fachanwendung erkannt? Die Übergangszeit ist wertvoll, wenn sie für diese Betriebsfragen genutzt wird und nicht nur für die Auswahl eines Dateiformats.
- Empfänger und verlangte Formate erfassen
- Pflichtdaten und Datenquellen prüfen
- Repräsentative Belegvarianten validieren
- Fehler-, Freigabe- und Wiederanlaufweg festlegen
- Rechts- und Steuerfragen für den konkreten Fall klären
Fristen- und Formatwissen braucht einen festen Prüfzyklus
Rechtliche FAQ, technische Spezifikationen und Produktunterstützung ändern sich nicht im selben Rhythmus. Deshalb werden sie getrennt versioniert. Das BMF ist die Quelle für die hier zusammengefassten steuerlichen Rahmenbedingungen. KoSIT und FeRD veröffentlichen technische Spezifikationen. Die eingesetzte Software muss wiederum belegen, welche konkrete Version sie erzeugt und validiert.
Vor einer produktiven Änderung werden diese Ebenen erneut geprüft. Eine Webseite oder ein Datenblatt darf nicht der einzige Nachweis für einen laufenden Rechnungsprozess sein. Entscheidend sind freigegebene Konfiguration, aktuelle Validierungsartefakte, Testbelege und ein dokumentierter Verantwortlicher.
Kurz beantwortet
Häufige Fragen
Seit wann müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können?
Nach der aktuellen BMF-FAQ seit dem 1. Januar 2025. Für den betrieblichen Empfang sollten neben dem Postfach auch Prüfung, Lesbarkeit, Buchung und Aufbewahrung geregelt sein.
Bis wann gilt die allgemeine Übergangsregel für die Ausstellung?
Nach der aktuellen BMF-FAQ bis zum 31. Dezember 2026. Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro kann sie bis Ende 2027 gelten.
Ersetzt diese Seite eine steuerliche Beratung?
Nein. Sie fasst die veröffentlichte BMF-FAQ technisch und betrieblich ein. Der konkrete Sachverhalt muss fachlich und bei Bedarf steuerlich oder rechtlich geprüft werden.