Druck und Dokumentgestaltung
Vorlagen, Briefköpfe, Wasserzeichen, Beilagen und unterschiedliche Fassungen werden mit dem Dokument ausgegeben.
Dokumentausgabe ansehenDer anyForm-Ablauf
Vom Dokument zur fertigen Ausgabe
anyForm setzt dort an, wo Ihre Anwendung das Dokument erstellt hat. Danach folgen vier Aufgaben: übernehmen, erkennen, verarbeiten und bereitstellen. Die Regeln dafür richten wir einmal anhand Ihrer Dokumente ein.
Zentraler Dokumenteingang
Die Anwendung übergibt. anyForm übernimmt.
Mehrere Arbeitsplätze und Abteilungen können denselben freigegebenen anyForm-Drucker verwenden. Der zentrale Dienst nimmt die Dokumente an und verarbeitet sie nach den Regeln der jeweiligen Dokumentart.
- VertriebArbeitsplatz · ohne Installation
- SachbearbeitungArbeitsplatz · ohne Installation
- BuchhaltungArbeitsplatz · ohne Installation
- Windows-ServeranyForm-Dienst · virtuelle Drucker als Freigaben
- Druck und DateienE-Mail · Archiv · Folgesysteme
Vier klare Schritte
Nur geprüfte Regeln greifen automatisch
Jede Dokumentart folgt ihren eigenen Regeln. Diese legen fest, welche Angaben anyForm verwendet und welche Ausgaben daraus entstehen.
Dokument übernehmen
Die vorhandene Anwendung druckt das fertige Dokument auf den anyForm-Drucker. Strukturierte Daten können stattdessen über eine direkte Schnittstelle eingehen.
Dokumentart erkennen
Anhand der Merkmale aus Ihren Beispieldokumenten erkennt anyForm die Dokumentart und mögliche Varianten.
Angaben weiterverwenden
Belegnummer, Empfänger, Standort und andere benötigte Angaben steuern Vorlage, Dateiname, Druckziel und Ablage.
Ergebnisse bereitstellen
Je nach Geschäftsfall druckt anyForm, erstellt Dateien oder E-Rechnungen und übergibt Dokumente an weitere Systeme.
Das Ergebnis
Ein Ablauf, mehrere mögliche Ausgaben
Nicht jedes Dokument braucht dieselben Ziele. Die Regel der Dokumentart entscheidet, welche Ausgabe entsteht und wohin sie geht.
E-Rechnung und Zustellung
anyForm erzeugt und prüft das benötigte Rechnungsformat und stellt es über den passenden Weg bereit.
E-Rechnung ansehenArchiv und DMS-Import
PDF und zugehörige XML-Daten werden gemeinsam für den Import ins Zielsystem abgelegt.
Archivübergabe ansehenFür IT und Einkauf
Die wichtigsten Rahmenbedingungen
Diese Angaben helfen bei der ersten Einordnung. Die konkrete Einrichtung richtet sich nach Ihren Dokumenten, Druckwegen und Zielsystemen.
- Betrieb
- Zentraler anyForm-Dienst auf Windows Server oder Windows 11 (x64) mit eingerichteter Druckerwarteschlange
- Dokumenteingang
- Virtueller Drucker für PostScript, PCL oder PRN; bei Bedarf zusätzlich PDF-Dateien aus überwachten Ordnern
- Ausgaben
- Druck, PDF, Dokumentvarianten, E-Rechnung sowie Dateien für Archiv- und DMS-Importe
- Anbindungen
- Virtueller Drucker sowie projektbezogene Schnittstellen zu Quell- und Zielsystemen
- Einführung
- Einrichtung und Freigabe anhand repräsentativer Dokumente, Varianten und Fehlerfälle aus Ihrem Betrieb
- Lizenzierung
- Monatliche Miete pro virtuellem Drucker; eine neue Einrichtung kann sieben Tage im vereinbarten Umfang getestet werden
Häufige Fragen zum Ablauf
Mit welchen Quellsystemen funktioniert anyForm?
Viele ERP-, Warenwirtschafts-, Branchen- und Fachanwendungen können ihre Dokumente über einen virtuellen Drucker übergeben. Ob das bei Ihrer Anwendung genügt oder eine direkte Schnittstelle sinnvoll ist, klären wir anhand eines Beispieldokuments und des gewünschten Ergebnisses.
Was ändert sich für die Anwender?
Die Anwender wählen in ihrer vertrauten Anwendung den anyForm-Drucker. Weitere Schritte kommen nur hinzu, wenn Sie vor dem Versand eine Prüfung oder Freigabe wünschen.
Braucht jeder Arbeitsplatz eine eigene Installation?
Nein. anyForm läuft zentral. Auf den Arbeitsplätzen wird der freigegebene Drucker eingerichtet; welche Standorte und Abteilungen ihn verwenden, wird bei der Einführung festgelegt.
Was passiert bei einem fehlerhaften Auftrag?
Der Auftrag bleibt mit seinem Status in der Warteschlange sichtbar und kann nach der Klärung erneut verarbeitet werden. Welche Benachrichtigungen und Fehlerwege gelten, wird für den Betrieb eingerichtet.
Kontakt aufnehmen
Passt anyForm zu Ihrem Ablauf?
Zeigen Sie uns, aus welchem System Sie heute drucken und welche Dokumente daraus entstehen sollen. Gemeinsam klären wir den passenden Einstieg.