Archiv- und DMS-Übergabe
Dokument und Indexdaten gemeinsam bereitstellen
anyForm erstellt das fertige Dokument und bereitet die Angaben vor, die Ihr Archiv oder Dokumentenmanagement für die Ablage benötigt. Aufbau und Übergabe passen wir an Ihr Zielsystem an.
Gemeinsame Übergabe
Das Zielsystem erhält mehr als eine PDF-Datei
Neben dem Dokument kann anyForm eine strukturierte Begleitdatei mit den vereinbarten Indexdaten erzeugen. So muss das nachgelagerte System Informationen wie Belegnummer, Empfänger oder Datum nicht erneut aus dem PDF ermitteln.
- BelegdatenAusgabe der vorhandenen Anwendung
- anyFormerkennt Felder und erstellt das gemeinsame Archivpaket
Archivübergabe · zusammengehöriges Paar
- Belegart
- Rechnung
- Belegnummer
- RE-2026-0042
- Unternehmen · Standort
- anyForm Test GmbH · Berlin
- Kunde
- Musterkunde GmbH · C10000
- Belegdatum
- 03.08.2026
- Positionen
- 5
- Netto / USt. / Brutto
- 1.250,00 / 237,50 / 1.487,50
Indexdaten
Die Angaben richten sich nach Dokument und Archiv
Nicht jede Dokumentart braucht dieselben Merkmale. Gemeinsam wählen wir die Angaben, die zuverlässig im Dokument stehen und die das Zielsystem erwartet.
- Dokumentart und Belegnummer
- Unternehmen, Standort oder Mandant
- Kunde oder Empfänger
- Belegdatum und vereinbarte Fristen
- Positionen und Beträge
- Weitere Angaben, die das Zielsystem benötigt
Abstimmung mit dem Zielsystem
Eine Übergabe, die zu Ihrem Import passt
Dokument und Daten gehören zusammen
anyForm stellt das fertige PDF gemeinsam mit den benötigten Indexdaten bereit. Das Zielsystem kann beides demselben Vorgang zuordnen.
Das Zielsystem gibt das Format vor
Ordnerstruktur, Dateinamen, XML-Aufbau und Pflichtfelder werden auf den vorgesehenen Import abgestimmt und mit Beispieldaten geprüft.
Nur benötigte Angaben werden übergeben
Die Begleitdatei enthält nur die Felder, die das Archiv für diese Dokumentart braucht.
Häufige Fragen zur Archivübergabe
Passt die Übergabe zu unserem Archiv- oder DMS-System?
Das prüfen wir anhand der Importvorgaben Ihres Systems. Unterstützt es eine Dateiübergabe mit PDF und strukturierten Indexdaten, richten wir Aufbau, Benennung und Ablage entsprechend ein. Für andere Importwege klären wir die benötigte Anbindung mit dem Anbieter.
Welche Angaben können übergeben werden?
Zum Beispiel Dokumentart, Belegnummer, Unternehmen, Standort, Kunde, Datum, Positionen und Beträge. Verwendet werden die Angaben, die in Ihren Dokumenten zuverlässig vorkommen und die das Zielsystem braucht.
Muss unser Archiv Dokumente selbst auslesen?
Bei einer vereinbarten Übergabe erhält das Archiv das fertige Dokument und die dazugehörigen Indexdaten. Ob dafür ein überwachter Ordner, ein Importdienst oder eine andere Anbindung verwendet wird, richtet sich nach Ihrem System.
Kann eine E-Rechnung gemeinsam mit dem Dokument archiviert werden?
Ja. E-Rechnung und sichtbare Rechnung können gemeinsam an die Ablage übergeben werden. Vor dem Start testen wir das Format und den Import mit Ihrem Zielsystem.
Kontakt aufnehmen
Passt anyForm zu Ihrem Ablauf?
Zeigen Sie uns, aus welchem System Sie heute drucken und welche Dokumente daraus entstehen sollen. Gemeinsam klären wir den passenden Einstieg.